En un proceso de documentación las víctimas tienen la oportunidad de ser abiertamente escuchadas y de declarar ante terceros su propio testimonio. Por tanto, documentar implica responsabilidades de quien lo hace con la protección de la integridad de las víctimas, siendo las principales: guardar la debida confidencialidad, velar por la seguridad de las comunicaciones y de la información recogida, asegurar que se esté cumpliendo con la voluntad de las personas declarantes y evitar cualquier forma de re-victimización, a través de interrogatorios innecesarios o en los cuales se sugieran situaciones que vayan contra la dignidad.

Como parte de las labores de asistencia y defensa de los Derechos de las Víctimas de Violación de DDHH, la documentación es esencial para el seguimiento de los procesos judiciales, permitiendo tomar medidas para que las violaciones no queden impunes –Protocolo de Minnesota sobre Ejecuciones Extrajudiciales. Asimismo, la documentación de casos sirve de apoyo o consulta para el procesamiento de otros ocurridos en similares condiciones.

Un fin primordial de la documentación es informar a destinatarios que pueden ejercer, tomar parte o influir en medidas de protección, así como fundamentar actuaciones ante los órganos del Estado. Con el suministro de información, se busca generar o dar curso a una acción o procedimiento para que se detengan los actos de violación, se sancione a los responsables y las víctimas obtengan justicia. Sólo si se informa es posible activar medidas de asistencia y protección. Además, son mayores las posibilidades de proteger a las víctimas si los actos se exponen en forma apropiada a la luz pública, porque el silencio, el temor, la inhibición o el encubrimiento son los medios de los cuales se aprovechan los responsables para cometerlos. El suministro de información es también la única forma de evaluar, actualizar y fortalecer las normas y estándares de protección.