10. Para un efectivo sistema de acceso a la información, es óptimo que las personas solicitantes otorguen su nombre, una dirección a donde debe responder el Estado, así como detallen con claridad la información que se solicita. En caso que el Estado no cuente con la información debe redirigir a la persona al lugar indicado para obtenerla. En caso de información que debiera tener, debe generarla y entregarla en un tiempo razonable. Los Estados deben tomar medidas para que personas en situaciones especiales puedan acceder a la información que solicitan. Por ejemplo, no saber leer o escribir, no conocer el idioma o poseer algún tipo de discapacidad.

11. Toda información pública debe ser accesible y únicamente puede estar sujeta a un sistema limitado de excepciones. Los Estados deben evitar la aplicación del carácter de reservado, secreto o confidencial a documentos a través de reglamentos, ordenanzas u otro tipo de decisión estatal que no sean leyes. Las leyes de privacidad no deben inhibir ni limitar la investigación y difusión de información pública.

12. El Estado debe proporcionar una respuesta escrita y debidamente fundamentada sobre los motivos y normas en las cuales se basa para restringir el acceso a la información pública o su libre circulación. Cualquier negativa de suministrar información pública debe estar sujeta a apelación ante un tribunal independiente y obtener una efectiva protección judicial.